Viajes · Gastos corporativos
Controles con IA para revisar gastos.
El módulo de controles con IA ya está en producción. Uno de los clientes de T&E Express lo utiliza para procesar alrededor de 900 comprobantes por mes de manera automatizada, con revisión humana de excepciones.
Caso de proyecto 8 min de lectura
Del problema al sistema- Comprobante del gasto
- Análisis con IA
- Controles configurables
- Revisión y aprobaciónControl
- Cliente
- T&E Express
- Proyecto
- Equipo extendido
- Recorrido
- Evolución del producto
- Estado del caso
- En producción
El punto de partida.
Incorporar el análisis de comprobantes y los controles por empresa al circuito de rendiciones, manteniendo las aprobaciones y las decisiones financieras existentes.
Contexto y desafío completos
T&E Express es una plataforma de gestión de viajes y gastos. Nos integramos a su equipo y desarrollamos un módulo de controles con IA que ya está en producción. Uno de sus clientes lo utiliza para procesar alrededor de 900 comprobantes por mes de manera automatizada, con controles configurables y revisión humana de excepciones.
El proyecto en detalle
Controles con IA dentro del flujo de gastos y rendiciones
Desarrollamos y pusimos en producción un módulo que combina lectura de comprobantes con controles configurables por empresa. Uno de los clientes de T&E Express lo utiliza para procesar alrededor de 900 comprobantes por mes con IA. Los hallazgos acompañan la revisión de usuarios, aprobadores y Finanzas.
- Análisis de comprobantes y contraste con los datos declarados.
- Ocho objetivos de control configurables.
- Hallazgos visibles en las pantallas existentes de gastos y rendiciones.
Qué estaba bloqueando la operación
T&E Express reúne la carga de gastos, las rendiciones, las tarjetas corporativas y las aprobaciones financieras. La nueva capacidad debía incorporarse al producto existente y acompañar las decisiones de los usuarios y de Finanzas.
La colaboración comenzó con tareas prioritarias y un diagnóstico técnico. Luego se amplió al desarrollo del módulo de controles con IA.
Revisar gastos dentro de la operación existente
El desafío era incorporar el análisis de comprobantes y las validaciones por empresa al circuito de rendiciones, conservando las aprobaciones y las decisiones financieras existentes.
- Leer los datos del comprobante y contrastarlos con el gasto declarado.
- Configurar los controles según las necesidades de cada empresa.
- Hacer visibles los hallazgos para el usuario, el aprobador y Finanzas.
- Derivar a revisión humana los errores, la evidencia incompleta y las decisiones que requieren criterio financiero.
Cómo trabajamos.
- Incorporación
Contexto del producto y prioridades.
- Primer mes
Entregas y diagnóstico técnico.
- Controles con IA
Desarrollo del módulo dentro del producto.
- Producción
Controles en uso por un cliente de T&E Express.
Recorrido y hallazgos en detalle
Del primer mes al módulo de controles
La incorporación comenzó con el relevamiento del producto y las primeras entregas. La colaboración se amplió después al desarrollo del módulo de controles con IA.
- Semana 1
Inicio del trabajo con negocio y tecnología
Arrancamos entendiendo visión de producto, prioridades comerciales, arquitectura actual y estado de las migraciones ya iniciadas.
- Definición de prioridades y obstáculos con los responsables del negocio.
- Revisión técnica en .NET WebForms, SQL Server, stored procedures y migración hacia Entity Framework.
- Semana 2
Entorno, repositorio y contexto funcional
Montamos el entorno local y analizamos la estructura y las dependencias. También automatizamos la extracción de documentación operativa para conocer el producto más rápido.
- Configuración completa del entorno y revisión de la estructura del repositorio.
- Extracción automatizada de la documentación de soporte y creación de una skill de contexto funcional para futuros ciclos de trabajo con IA.
- Semana 3
Entrevistas y tareas prioritarias
Entrevistamos a las personas de las áreas funcionales mientras avanzábamos con las tareas pendientes. Eso nos permitió empezar a entregar cambios a medida que conocíamos el sistema.
- Entrevistas con perfiles funcionales y operativos para mapear flujos reales.
- Inicio de issues prioritarios y reporte de evaluación sobre herramientas de soporte.
- Semana 4
Entregas y diagnóstico de modernización
Con el contexto reunido, avanzamos con las tareas prioritarias y completamos el diagnóstico técnico para ordenar las siguientes decisiones.
- Integración de los cambios de 3 tareas prioritarias y puesta en producción.
- Avance de la integración SFTP y evaluación técnica en 7 dimensiones documentadas para establecer el punto de partida.
El módulo de controles incorporó el análisis de comprobantes, la parametrización por empresa y la presentación de hallazgos en los flujos existentes.
Criterios que guiaron el módulo
El alcance documentado distingue la extracción de datos con IA, los controles configurables y las decisiones que requieren intervención humana.
- Un comprobante que no se puede leer queda señalado para revisión; la ausencia de evidencia no equivale a un control aprobado.
- Los controles se integran en las pantallas y el circuito de aprobación existentes.
- La aprobación automática se limita a casos elegibles; la automatización no rechaza rendiciones.
- Los gastos personales y los reintegros requieren validación humana.
Qué construimos.
Combinamos lectura de comprobantes con ocho objetivos de control configurables. Los hallazgos se muestran en las pantallas existentes y los casos que requieren criterio financiero siguen bajo revisión humana.
- ComprobanteCarga web del gasto
- Análisis con IALectura del documento
- ControlesCriterios por empresa
- Revisión y aprobaciónHallazgos y decisiones
- Análisis de comprobantes con IA
- Controles configurables por empresa
- Hallazgos en gastos y rendiciones
- Evaluación de aprobación y revisión de excepciones
Explorar el detalle de la solución
El módulo de controles con IA
Desarrollamos un módulo para analizar comprobantes desde la carga web de gastos y acompañar la revisión de las rendiciones.
Lectura del comprobante
El análisis extrae información del documento y la contrasta con los datos cargados por el usuario.
- Tipo de comprobante, datos fiscales, fecha y detalle del consumo.
- Resultados junto al comprobante y a los campos del gasto.
- Correcciones y justificaciones dentro de la carga existente.
Ocho objetivos de control
- Revisar los datos que respaldan la validez fiscal del comprobante.
- Verificar que el receptor fiscal corresponda a la empresa.
- Contrastar los comensales del comprobante con los declarados.
- Detectar conceptos restringidos según la configuración.
- Validar el rubro del comercio para el tipo de tarjeta.
- Señalar gastos en días no laborables.
- Detectar montos fuera de lo habitual respecto del histórico comparable.
- Identificar gastos personales o con devolución para revisión humana.
Configuración por empresa
Los criterios se parametrizan según la empresa: conceptos restringidos, rubros de tarjeta, feriados, umbrales y respuesta ante los hallazgos.
El alcance permite informar o pedir una justificación según el control. Las excepciones y los errores de análisis permanecen visibles para su revisión.
Aprobación y revisión humana
El alcance incluye la evaluación de aprobación automática al llegar a Finanzas, para rendiciones elegibles con evidencia completa y vigente.
- Se mantienen las aprobaciones humanas previas.
- Los casos que requieren una decisión financiera continúan en la revisión de Finanzas.
- La automatización puede aprobar casos elegibles; no rechaza rendiciones ni corrige datos financieros.
Qué cambió.
| En la operación | Antes | Ahora |
|---|---|---|
| Comprobante | Lectura durante la revisión | Extracción de datos y contraste con el gasto |
| Controles | Revisión en el circuito de aprobación | Ocho objetivos configurables por empresa |
| Excepciones | Decisiones de aprobadores y Finanzas | Hallazgos visibles para orientar la revisión humana |
El módulo está en producción. Uno de los clientes de T&E Express procesa alrededor de 900 comprobantes por mes de manera automatizada con IA. Los casos que requieren criterio financiero mantienen la revisión humana.
Resultados y próximos pasos en detalle
Capacidad desarrollada y primeras entregas
El módulo de controles con IA está en producción. Uno de los clientes de T&E Express lo utiliza para procesar alrededor de 900 comprobantes por mes de manera automatizada.
Qué aporta el módulo
- Datos del comprobante disponibles para contrastar el gasto.
- Controles configurables según la empresa.
- Resultados visibles para usuarios, aprobadores y Finanzas.
- Revisión humana de excepciones y decisiones financieras.
Entregas del primer mes
Durante el primer mes llevamos cambios a producción, avanzamos con la migración y reunimos documentación para el trabajo del equipo.
Impacto en ejecución
Durante el primer mes se abordaron cuatro frentes: tres llegaron a producción y la integración SFTP continuaba en desarrollo.
- Tres PRs integrados y en producción.
- Integración SFTP pendiente de completar al cierre del período.
Impacto técnico
Las correcciones vinieron acompañadas de cambios en el acceso a datos que facilitarán las siguientes migraciones.
- Una entidad migrada a Entity Framework.
- Cuatro procedimientos almacenados eliminados.
- Trabajamos en todas las capas del sistema, desde la base de datos hasta las tareas automatizadas y la aplicación.
- La migración a Entity Framework dejó un patrón inicial que el equipo puede reproducir.
- El diagnóstico técnico permitió ordenar los riesgos, las dependencias y los problemas de mantenibilidad por prioridad.
Impacto organizacional
Las entrevistas y la documentación ayudaron a compartir el contexto entre áreas y a preparar el siguiente ciclo.
- documentos de análisis
- 19
- integraciones mapeadas
- 16+
- hoja de ruta de modernización
- 1
- Las entrevistas con las áreas funcionales y operativas ayudaron a reducir la pérdida de contexto entre equipos.
- La documentación funcional extraída y organizada quedó disponible para los siguientes ciclos de trabajo con IA.
- La hoja de ruta por plazos permitió decidir qué modernizar primero y por qué.
Qué medir en la operación
Con el módulo en producción, los siguientes indicadores para evaluar su impacto son el tiempo de revisión y la proporción de casos que requieren intervención humana.
Estos indicadores son una propuesta de medición; no se presentan como resultados ya obtenidos.
Controles dentro del flujo de trabajo.
Integramos los controles en el producto existente para que el análisis acompañe la carga, la aprobación y la revisión financiera de cada rendición.
Decisiones y conclusión del caso
Decisiones de producto e integración
Integramos los controles en el producto existente para que el análisis acompañe la carga, la aprobación y la revisión financiera de cada rendición.
La IA extrae; los controles contrastan
La lectura del comprobante aporta datos estructurados. Los controles usan esos datos junto con la configuración y la información persistida del gasto.
Los casos incompletos requieren revisión
Un error de lectura o la falta de evidencia no se interpreta como ausencia de hallazgos. El caso permanece en revisión humana.
Trabajo con el equipo del producto
La incorporación al equipo permitió combinar las entregas iniciales y el diagnóstico técnico con el desarrollo de una nueva capacidad dentro del sistema en uso.
Resumen del caso
- El módulo de controles con IA de T&E Express ya está en producción. Uno de sus clientes lo utiliza para procesar alrededor de 900 comprobantes por mes de manera automatizada, dentro del flujo existente de gastos y rendiciones.
- El módulo acompaña la revisión de usuarios, aprobadores y Finanzas, manteniendo la intervención humana en excepciones y decisiones financieras.