Logística · Seguros
Cada póliza, al contacto correcto.
Para unas 900 pólizas por mes, el trabajo administrativo pasó de varios días de recorte y envío manual a minutos para enviar, con una revisión mínima previa. Automatizamos el análisis de pólizas de La Caja y Seguros Rivadavia.
La cima · objetivo del proyectoOrganizar las pólizas de la flota y preparar cada envío para revisión.
Caso de proyecto 8 min de lectura
- Cliente
- Hertz
- Proyecto
- Automatización con IA
- Recorrido
- Primeras 6 semanas
- Estado del caso
- Análisis automatizado
El punto de partida.
Una persona administrativa dedicaba varios días a recortar y enviar manualmente aproximadamente 900 pólizas por mes. Los formatos cambiaban entre aseguradoras y la documentación faltante podía frenar el ingreso de vehículos a sitios exigentes.
Contexto y desafío completos
Hertz procesaba aproximadamente 900 pólizas por mes, una tarea que demandaba varios días de trabajo administrativo. Automatizamos el análisis de las pólizas de La Caja y Seguros Rivadavia: ahora la persona administrativa hace una revisión mínima y realiza el envío en minutos.
El proyecto en detalle
De varios días de trabajo manual a minutos para revisar y enviar
- pólizas procesadas por mes, aproximadamente
- ≈900
- de trabajo administrativo antes de automatizar
- Varios días
- para el envío actual, con una revisión mínima previa
- Minutos
Qué estaba bloqueando la operación
Hertz procesaba aproximadamente 900 pólizas por mes. Una persona administrativa dedicaba varios días a recortarlas y enviarlas manualmente a los contactos de cada empresa.
Una póliza que llegaba tarde podía demorar la operación en sitios con exigencias documentales estrictas. El trabajo manual consumía tiempo y ponía en riesgo la continuidad operativa.
Construimos un agente que analiza las pólizas de La Caja y Seguros Rivadavia, identifica patentes y las cruza con la base de contactos. El operador revisa y confirma cada envío.
La situación antes
- Pólizas individuales por vehículo manejadas en Excel, con patentes, contactos y fechas de vencimiento rastreadas a mano.
- El portal de la aseguradora principal forzaba una descarga única de un PDF masivo con todas las tarjetas de seguro, sin búsqueda por vehículo individual.
- El portal tenía disponibilidad y tiempos de publicación limitados, dejando poco margen de maniobra.
- Cada empresa tenía varios destinatarios y dos jefes que debían recibir copia. Los contactos se coordinaban caso por caso con los gerentes de logística.
- En petróleo y minería, los sitios exigían tarjeta de seguro, comprobante de pago, frente de póliza y certificado de cobertura.
- Si la póliza no llegaba a tiempo, el vehículo podía quedar retenido o no recibir autorización para entrar al sitio.
Cómo trabajamos.
- Semana 1
Mapeo de aseguradoras y contactos.
- Semanas 2–3
Procesador y primer prototipo.
- Semanas 4–5
Formatos, vencimientos e historial.
- Semana 6
Revisión con renovaciones reales.
Recorrido y hallazgos en detalle
Cómo trabajamos
Nos sentamos con el operador y mapeamos el flujo completo: desde la descarga del PDF hasta el envío del último email con la póliza adjunta.
- Semana 1
Relevamiento del proceso
- Identificamos los dos flujos distintos por aseguradora (PDF consolidado vs. portal individual).
- Mapeamos la base de contactos por empresa, los emails de copia, y los requisitos documentales por tipo de sitio.
- Definimos el alcance del prototipo: subir PDF → identificar patentes → cruzar con contactos → preparar envíos → revisión humana → envío.
- Semana 2-3
Prototipo funcional
Construimos el agente que procesa el PDF maestro:
- Extracción automática de patentes/dominios de cada página del PDF.
- Cruce con la base de contactos (Excel) para asignar destinatario correcto.
- Recorte automático de las páginas correspondientes a cada vehículo.
- Vista previa de cada envío para que el operador revise los datos antes de confirmar.
- Semana 4-5
Iteración y expansión
Automatizamos el análisis de los formatos de pólizas de La Caja y Seguros Rivadavia e incorporamos el seguimiento de vencimientos.
- Ajustamos el análisis a los formatos de pólizas de ambas aseguradoras.
- Agregamos extracción automática de fechas de vencimiento para alertas de renovación.
- Diseñamos la base de datos de contactos, historial de pólizas y log de envíos auditables.
- Propusimos eliminar las planillas y reemplazarlas por una app conectada a una carpeta documental controlada.
- Semana 6
Período de revisión manual
Antes de automatizar completamente, corrimos un período de 1-2 semanas donde el operador revisaba cada envío generado por el sistema.
- Validación contra casos reales de renovación.
- Ajuste de reglas de matching para patentes con errores de carga.
- Configuración de frecuencia de envío (mensual, quincenal, según la aseguradora).
Lo que encontramos al entrar
- Pólizas mensuales en el proceso manual
- ≈900
- Páginas por PDF maestro
- PDF masivo
- Aseguradoras
- La Caja y Seguros Rivadavia
- CRM o sistema centralizado
- Ninguno; Excel como fuente de verdad
- Alertas de vencimiento
- Manuales
- Historial auditable de envíos
- Pendiente de centralizar
Hallazgos
- Recortar y enviar aproximadamente 900 pólizas por mes ocupaba a una persona administrativa durante varios días.
- La Caja y Seguros Rivadavia usan formatos distintos de pólizas, que debían contemplarse en el análisis.
- Errores en las patentes del Excel rompían el envío de pólizas.
- La preparación de pólizas requería cruzar información del sistema de flota con las planillas de contactos.
- El historial de daños, reparaciones y estado de cada unidad todavía no estaba centralizado.
- Los plazos para responder a los vencimientos eran muy cortos y el equipo necesitaba alertas.
Qué construimos.
Construimos un procesador que reconoce patentes, recorta documentos y cruza cada unidad con su empresa y destinatarios. Agregamos vista previa, historial de envíos y vencimientos.
- PDF consolidadoPólizas de la flota
- Identificar vehículosSeparación por patente
- Cruzar contactosEmpresa y destinatario
- Revisar y enviarOperador en control
- Pólizas individuales desde PDFs masivos
- Cruce con la base de contactos
- Revisión e historial de cada envío
Explorar el detalle de la solución
Qué construimos
Agente que toma un PDF masivo y lo descompone en pólizas individuales por vehículo.
Procesador de PDFs masivos
- Identificación automática de patentes/dominios dentro del PDF.
- Recorte inteligente (1-3 páginas por vehículo, según el tipo de póliza).
- Manejo de formatos distintos por aseguradora.
- Carga manual como alternativa para PDFs con formato no estándar.
Cruce de contactos y preparación de envíos
Sistema que cruza cada póliza con el contacto correcto y prepara el email.
- Cruce patente → empresa → contacto(s) → email con CC a supervisores.
- Vista previa completa antes de cada envío (destinatarios, adjunto, asunto).
- Log auditable de cada envío (fecha, hora, destinatario, póliza adjunta).
- Configuración de CC y requisitos documentales por sitio (petróleo, minería, general).
Base de datos de contactos y pólizas
Reemplazo del Excel por un sistema con historial.
- Base de contactos por empresa con agrupamiento por compañía.
- Historial de pólizas por vehículo (vigente, vencida, renovada).
- Extracción automática de fechas de vencimiento para alertas proactivas.
- Vista previa del PDF de cada vehículo sin abrir el documento maestro.
Formación del equipo operativo
El operador participó en el análisis del proceso para entender la automatización e identificar otras tareas que pudiera mejorar.
- Sesiones de análisis guiadas para que el operador identificara los próximos procesos a automatizar.
- Propuesta de formación para que el equipo aprenda a analizar procesos y entienda cómo funciona la automatización.
- El operador lo tomó como crecimiento personal: "una experiencia personal también."
Qué cambió.
| En la operación | Antes | Ahora |
|---|---|---|
| Trabajo administrativo | Varios días para recortar y enviar unas 900 pólizas al mes | Minutos para enviar, con una revisión mínima previa |
| Destinatarios | Búsqueda en un Excel disperso | Cruce por vehículo y empresa |
| Seguimiento | Historial pendiente de centralizar | Registro de qué se envió, cuándo y a quién |
El análisis de pólizas de La Caja y Seguros Rivadavia está automatizado. La persona administrativa solo hace una revisión mínima antes del envío. Volumen aproximado: 900 pólizas al mes.
Resultados y próximos pasos en detalle
Resultados
Antes, recortar y enviar aproximadamente 900 pólizas por mes demandaba varios días de trabajo administrativo. Con el análisis automatizado, la persona administrativa solo hace una revisión mínima antes del envío, que ahora realiza en minutos.
Capacidad operativa recuperada
Situación de partida
- Trabajo administrativo mensual para recortar y enviar
- Varios días
- Pólizas procesadas por mes
- ≈900 (manualmente)
- Errores por patente mal cargada
- Frecuentes, sin detección
- La persona de operaciones volvió a atender siniestros y otras tareas de su área.
- La persona administrativa solo hace una revisión mínima antes de enviar las pólizas; la tarea de envío ahora toma minutos.
- Cualquier persona con acceso puede revisar y enviar las pólizas, por lo que el proceso dejó de depender de un único operador.
Trazabilidad y control
El operador tiene un historial de qué se envió, cuándo y a quién.
Situación de partida
- Historial de envíos
- Pendiente de centralizar
- Alertas de vencimiento
- Seguimiento manual
- Base de contactos
- Excel disperso
- Los supervisores pueden verificar que cada empresa recibió su documentación completa.
- Las alertas de vencimiento previenen la situación de "publicación el día exacto" que dejaba cero margen.
Próximos pasos
- Lanzar la app de historial de unidades (daños, reparaciones, estado) para reemplazar el tracking manual.
- Automatizar el proceso de facturación diaria y recepción de vehículos.
- Expandir el sistema a la franquicia del mismo grupo (otro operador, misma lógica, distintos contactos).
- Reunir 4 procesos para sostener un servicio mensual de mantenimiento y evolución.
De varios días a minutos para enviar.
El sistema analiza y recorta las pólizas, cruza los contactos y prepara los correos. La persona administrativa mantiene una revisión mínima antes del envío, que ahora realiza en minutos.
Decisiones y conclusión del caso
Decisiones del proyecto
El sistema analiza y recorta las pólizas, cruza los contactos y prepara los correos. La persona administrativa mantiene una revisión mínima antes del envío, que ahora realiza en minutos.
Prototipo con datos de la operación
Desde la segunda semana, el prototipo se probó con PDFs, patentes y contactos del proceso real.
El primer proceso abre los siguientes
Una vez que el operador vio que el proceso de pólizas funcionaba, inmediatamente empezó a pensar en los próximos: historial de unidades, siniestros, facturación. La respuesta fue: "si tenemos la data, hacemos cualquier cosa con eso."
Participación del operador
El operador participó del análisis inicial y entendió la lógica del sistema. Después de 6 semanas, podía proponer nuevos procesos con conocimientos que antes no tenía.
Resumen del caso
- Automatizamos el análisis de pólizas de La Caja y Seguros Rivadavia para Hertz. El trabajo administrativo pasó de varios días de recorte y envío manual a minutos para enviar, con una revisión mínima previa.
- ≈900 pólizas por mes · volumen aproximado del proceso
- Revisión mínima antes del envío · control de la persona administrativa